Si vous vous approvisionnez en produits tels que des vêtements et des peluches, vous envoyez souvent un Appel d'offres destiné aux fabricants. RFQ signifie « Request for Quote » (demande de devis). Le processus d'appel d'offres revêt une importance capitale pour les entreprises qui ont besoin d'un approvisionnement régulier en un nombre précis de produits standard.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment rédiger un Appel d'offres auxquelles le fabricant répond effectivement.
Pourquoi la plupart des appels d'offres sont-ils ignorés ?
Il arrive souvent que de nombreuses entreprises envoient des appels d'offres de leur propre initiative ou avant un appel d'offres (AO). Mais il y a un problème récurrent : les acheteurs envoient Appels d'offres et ne recevoir aucune réponse. Cela arrive pour une raison quelconque, et cette raison est très simple : les fabricants reçoivent des milliers de Appels d'offres dans un délai d'une semaine. Ils ne répondent qu'aux personnes qui Appels d'offres qui sont évidentes et posent de sérieux problèmes.
La vérité, c'est que la plupart des appels d'offres manquent de clarté. Les informations nécessaires font défaut. C'est pourquoi les fabricants ne font que 30% des appels d'offres qu'ils reçoivent.
Les fabricants ignorent souvent les appels d'offres pour les raisons suivantes :
- La demande est trop vague.
- L'acheteur semble manquer d'expérience
- Il n'y a pas de quantité de commande précise.
- Il y a trop de détails inconnus
- On dirait que c'est “ uniquement pour comparer les prix ”.”
Comment rédiger un appel d'offres ?
En termes simples, une demande de devis (RFQ) est un message adressé à un fournisseur afin de lui demander des informations sur le prix, la qualité, la quantité, les délais et toutes les caractéristiques du produit, et ce, de manière suffisamment claire pour que le fabricant puisse la comprendre et y répondre. Plus votre demande de devis est claire, plus vous avez de chances d'obtenir une réponse du fabricant.
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Commencez par une description claire du produit
Chaque fois que vous envisagez d'envoyer un appel d'offres à un fabricant, il est important de toujours envoyer un appel d'offres détaillé qui précise clairement ce que vous souhaitez. Vous devez y inclure le produit type, taille, couleur, tissu, autres matériaux et détails de conception.
Mauvais exemple d'un appel d'offres, Salut, je voudrais une peluche. Envoie-moi le prix. Cela témoigne d'un manque d'expérience et ne précise pas clairement les instructions. Ce type d'appel d'offres ne reçoit jamais de réponse de la part des fabricants. D'un autre côté, vous avez certains Exemples pertinents : Bonjour, j'ai besoin d'un ours en peluche de 25 cm, en tissu polyester, avec des yeux brodés et un rembourrage en ouate PP. Des informations claires sur le produit et un ton clair dans le message peuvent augmenter les chances d'obtenir une réponse du service concerné.
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La quantité de l'article doit être indiquée
C'est un point très important à prendre en compte lorsque vous rédigez un message. L'une des erreurs les plus fréquentes consiste à ne pas préciser la quantité exacte de produit. Ce type de message, qui ne précise pas la quantité exacte à produire, ne peut pas recevoir de réponse. En effet, les usines ont besoin de connaître cette quantité pour calculer le coût du produit, le coût de la main-d'œuvre et le délai de production. Petite commande, coût unitaire élevé ; commande plus importante, coût unitaire faible.
Si vous ne connaissez pas la quantité exacte du produit, donnez une estimation. Exemple:
“ Commande initiale : 1 000 unités. Possibilité de commandes supplémentaires. ».” Cela montre que tu es sérieux. ».
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Ajouter des images à titre de référence
Les fabricants savent que les fichiers visuels et les images permettent d'apporter plus de clarté et de réduire les malentendus. Cela contribue également à accélérer le processus de devis. Les éléments visuels sont plus efficaces que le texte. Les demandes de devis accompagnées d'images obtiennent une réponse plus rapide. Les demandes de devis comprenant des images, des CD et des fichiers reçoivent plus facilement des réponses.
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Indiquez le prix
Certains acheteurs ne parlent pas du prix, car ils pensent que ce n'est pas important. Mais en réalité, fabricants en usine ressemblent davantage à ces messages qui mentionnent une grille tarifaire précise. Cela peut les aider à vous indiquer de manière réaliste si le budget que vous avez prévu est suffisant ou non pour le produit. C'est également utile dans la mesure où cela leur permet de vous dire rapidement s'ils sont en mesure de répondre à vos attentes ou non.
Exemple : Mon objectif de cours se situe entre $3 et $4 par unité. Cela permet d'éviter de longues discussions à coups de va-et-vient.
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Soyez clair quant aux exigences de qualité
Lorsque la qualité est primordiale pour votre produit, il est également important de la mentionner clairement. En effet, chaque acheteur a des exigences différentes en matière de qualité. Certains privilégient la qualité des matériaux, d'autres les normes de sécurité (telles que les exigences de l'UE ou des États-Unis), d'autres encore les exigences en matière d'emballage, etc. Si vous êtes clair sur vos exigences de qualité, vous obtiendrez un meilleur accueil.
Exemple : le produit doit être conforme aux normes européennes EN 71 relatives à la sécurité des jouets. Cela permet aux fournisseurs d'établir des devis précis et renforce la confiance.
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Posez la bonne question
Une bonne demande de devis ne se limite pas à fournir des informations ; elle consiste également à poser des questions pertinentes. Cela montre que vous maîtrisez le processus. C'est aussi une marque de professionnalisme. Efforcez-vous toujours de poser des questions pertinentes. Par exemple :
- Quelle est votre quantité minimale de commande (MOQ) ?
- Quel est le délai de fabrication ?
- Pouvez-vous nous fournir des échantillons ?
- Avez-vous des produits similaires ?
Cela peut aider tant l'émetteur que le récepteur à comprendre les besoins de l'autre. Cela permet de gérer les choses sans heurts.
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Présentez-vous brièvement
Présentez-vous toujours en indiquant votre informations sur l'entreprise En bref : le fabricant souhaite savoir à qui il a affaire. Vous devez indiquer votre nom ou celui de votre entreprise, votre marché (Amazon, vente au détail, vente en gros) et le pays cible.
Exemple : Nous sommes une marque basée au Royaume-Uni qui vend des jouets pour enfants en ligne. Les fournisseurs préfèrent les acheteurs qui semblent pouvoir devenir des partenaires à long terme.
Erreurs courantes à éviter lors de l'envoi d'un appel d'offres aux fabricants
Votre appel d'offres doit être concis, simple, clair, bien structuré, facile à comprendre et pas trop long. Essayez toujours de garder à l'esprit qu'il est préférable d'envoyer votre demande de devis en semaine afin d'augmenter vos chances d'obtenir une réponse. Si vous n'obtenez pas de réponse, relancez poliment. Mais n'envoyez pas de messages à répétition ; cela pourrait donner une impression de manque de professionnalisme.
N'envoyez pas d'informations incomplètes ; cela engendre de la confusion et des retards. Si vous vous contentez de demander uniquement les meilleurs prix, les usines risquent de ne pas vous prendre au sérieux. Évitez donc de poser ce genre de questions dans vos appels d'offres.
L'appel d'offres : un moyen de nouer des relations
Une demande de devis constitue la première étape pour établir une relation avec un fournisseur. Ainsi, si le fournisseur répond à votre demande de devis, vous devez respecter les quelques points suivants.
- Réagissez rapidement
- Faites preuve de respect
- Posez des questions précises
Au fil du temps, vous avez noué des relations solides avec vos fournisseurs. Ceux-ci peuvent vous proposer de meilleurs prix et des délais de production plus courts.
Conclusion
Si vous recevez une réponse de la part des fabricants, ce n’est pas une question de chance. C’est une question de clarté, de professionnalisme et de préparation de votre Appel d'offres. La plupart des appels d'offres échouent parce qu'ils ne contiennent pas de détails importants ou manquent de clarté. Lorsque vous fournissez des informations détaillées, que vous formulez des attentes réalistes et que vous adoptez une approche professionnelle, vos chances d'obtenir des réponses augmentent considérablement. Le fournisseur remarque votre souci du détail et comprend facilement ce que vous attendez, car votre appel d'offres est clairs, précis, réalistes et professionnels.
Un appel d'offres bien rédigé ne se contente pas de susciter des réponses ; il vous aide à trouver le le bon partenaire industriel et développer une activité d'approvisionnement florissante. Dans le commerce international, une bonne communication est essentielle. Une demande de devis bien rédigée constitue la première étape vers la réussite.