Si te dedicas a la compra de productos como ropa y peluches, a menudo envías un Solicitud de presupuesto a los fabricantes. RFQ son las siglas de «Request for Quote» (solicitud de presupuesto). El proceso de solicitud de presupuesto es muy importante para las empresas que necesitan un suministro constante de una cantidad concreta de productos estándar.
En este blog, te explicaremos cómo redactar un eficaz Solicitud de presupuesto a las que el fabricante realmente da respuesta.
¿Por qué se ignoran la mayoría de las solicitudes de presupuesto?
Suele ocurrir que muchas empresas envían solicitudes de presupuesto por su cuenta o antes de una solicitud de propuestas (RFP). Pero hay un problema habitual: los compradores envían Solicitudes de presupuesto y no recibo respuesta. Esto ocurre por alguna razón, y la razón es muy sencilla: los fabricantes reciben miles de Solicitudes de presupuesto en el plazo de una semana. Solo responden a aquellos Solicitudes de presupuesto que son evidentes y plantean problemas graves.
La verdad es que la mayoría de las solicitudes de presupuesto adolecen de falta de claridad. En ellas falta información relevante. Por eso los fabricantes solo 30% de las solicitudes de presupuesto que reciben.
Los fabricantes suelen ignorar las solicitudes de presupuesto porque:
- La solicitud es demasiado imprecisa
- El comprador parece carecer de experiencia
- No hay una cantidad de pedido definida
- Hay demasiados detalles que se desconocen
- Parece que se trata “solo de comparar precios”.”
¿Cómo se debe redactar una solicitud de presupuesto?
En pocas palabras, una solicitud de presupuesto (RFQ) es un mensaje dirigido a un proveedor para solicitar información sobre el precio, la calidad, la cantidad, los plazos de entrega y todos los detalles del producto de una forma clara, de modo que el fabricante pueda entenderla y responder a ella. Cuanto más clara sea tu solicitud de presupuesto, mayores serán las posibilidades de recibir una respuesta del fabricante.
-
Empieza con una descripción clara del producto
Siempre que pienses en enviar una solicitud de presupuesto a una fabricante, una cosa que hay que tener en cuenta es enviar siempre una solicitud de presupuesto detallada en la que se especifique claramente lo que quieres. Tienes que incluir el producto tipo, tamaño, color, tejido, otros materiales y detalles de diseño.
Mal ejemplo de una solicitud de presupuesto, Hola, quiero un peluche. Envía el precio. Esto denota una falta de experiencia y no especifica claramente las instrucciones. Este tipo de solicitud de presupuesto nunca recibe respuesta por parte de los fabricantes. Por otro lado, hay algunos Buenos ejemplos: Hola, necesito un osito de peluche de 25 cm hecho de tejido de poliéster, con los ojos bordados y relleno de algodón PP. Una descripción clara del producto y un tono claro en el mensaje pueden aumentar las posibilidades de obtener una respuesta por parte del departamento correspondiente.
-
Debe incluirse la cantidad de artículos
Este es un aspecto muy importante a la hora de redactar un mensaje. Uno de los errores más graves es no indicar la cantidad correcta de producto. No es posible responder a este tipo de mensajes en los que no se especifica la cantidad detallada de producción, ya que las fábricas necesitan conocerla para calcular el coste del producto, el coste de mano de obra y también el tiempo de producción. Pedido pequeño, coste unitario elevado; pedido mayor, coste unitario reducido.
Si no sabes cuál es la cantidad exacta del producto, da una estimación. Ejemplo:
“Pedido inicial: 1.000 unidades. Posibilidad de pedidos posteriores.”Esto demuestra que te lo tomas en serio».
-
Añadir imágenes como referencia
Los fabricantes son conscientes de que los archivos visuales y las imágenes pueden aportar mayor claridad y reducir la confusión. Además, resultan útiles para agilizar la elaboración de presupuestos. Los elementos visuales son más eficaces que el texto. Las solicitudes de presupuesto que incluyen imágenes obtienen una respuesta más rápida. Las solicitudes de presupuesto que incluyen imágenes, CD y archivos reciben respuestas con mayor facilidad.
-
Indica el precio
Algunos compradores no mencionan el precio porque piensan que no es importante. Pero, en realidad, fabricantes de fábrica se parecen más a esos mensajes en los que se menciona una lista de precios concreta. Esto puede ayudarles a indicarte con realismo si el presupuesto que has indicado es suficiente o no para el producto. También resulta útil en el sentido de que pueden decirte rápidamente si pueden cumplir tus expectativas o no.
Ejemplo: Mi precio objetivo es de $3–$4 por unidad. De este modo se evitan largas discusiones con idas y venidas.
-
Sé claro en cuanto a los requisitos de calidad
Cuando la calidad es lo más importante para tu producto, también es importante mencionar claramente la calidad del mismo. Y es que cada comprador exige distintos niveles de calidad. Algunos buscan calidad en los materiales, normas de seguridad (como los requisitos de la UE o EE. UU.), requisitos de embalaje, etc. Si tienes claros los requisitos de calidad, obtendrás una mejor respuesta.
Ejemplo: El producto debe cumplir con la norma de seguridad de la UE EN 71 para juguetes. Esto ayuda a los proveedores a presentar presupuestos correctos y fomenta la confianza.
-
Haz la pregunta adecuada
Una buena solicitud de presupuesto no consiste solo en proporcionar información, sino también en formular preguntas acertadas. Esto demuestra que entiendes el proceso y, además, refleja profesionalidad. Intenta siempre formular preguntas acertadas. Por ejemplo:
- ¿Cuál es vuestro MOQ (cantidad mínima de pedido)?
- ¿Cuál es el plazo de entrega de la producción?
- ¿Podrían facilitarnos algunas muestras?
- ¿Tenéis productos similares?
Esto puede ayudar tanto al emisor como al receptor a comprender las necesidades de los demás. Contribuye a que todo se desarrolle sin problemas.
-
Preséntate brevemente
Preséntate siempre con tu datos de la empresa En pocas palabras: el fabricante quiere saber con quién está tratando. Debes indicar tu nombre o el de tu empresa, tu mercado (Amazon, venta al por menor, venta al por mayor) y el país al que te diriges.
Ejemplo: Somos una marca con sede en el Reino Unido que vende juguetes infantiles por Internet. Los proveedores prefieren a los compradores que parecen socios a largo plazo.
Errores habituales que hay que evitar al enviar una solicitud de presupuesto a los fabricantes
Tu solicitud de presupuesto debe ser breve, sencilla, clara, bien estructurada, fácil de entender y no demasiado larga. Intenta tener siempre presente que debes enviar tu solicitud de presupuesto entre semana para tener más posibilidades de recibir una respuesta. Si no recibes respuesta, vuelve a ponerte en contacto de forma educada. Pero no envíes mensajes una y otra vez; puede dar una impresión poco profesional.
No envíes información incompleta; genera confusión y retrasos. Si solo pides los mejores precios, es posible que las fábricas te ignoren. Por lo tanto, nunca hagas este tipo de preguntas en las solicitudes de presupuesto.
La solicitud de presupuesto como vía para establecer una relación
Una solicitud de presupuesto es el primer paso para establecer una relación con un proveedor. Por lo tanto, si el proveedor responde a tu solicitud de presupuesto, debes tener en cuenta estos aspectos.
- Responde rápidamente
- Sé respetuoso
- Haz preguntas claras
Con el tiempo, tu relación con los proveedores se consolida. Así, pueden ofrecerte mejores precios y una producción más rápida.
Conclusión
Si recibes una respuesta de los fabricantes, no es cuestión de suerte. Se trata de claridad, profesionalidad y preparación de tu Solicitud de presupuesto. La mayoría de las solicitudes de presupuesto fracasan porque carecen de detalles importantes o no están claras. Cuando proporcionas información detallada, expectativas realistas y un enfoque profesional, tus posibilidades de recibir respuestas aumentan considerablemente. El proveedor se da cuenta de tu atención al detalle y comprende fácilmente lo que quieres porque tu solicitud de presupuesto es claros, concretos, realistas y profesionales.
Una solicitud de presupuesto bien redactada no solo consigue respuestas, sino que te ayuda a encontrar el el socio de fabricación adecuado y crear una empresa de abastecimiento próspera. En el comercio internacional, una buena comunicación es fundamental. Una solicitud de presupuesto bien redactada es el primer paso hacia el éxito.